Los libros de la sociedad son obligatorios, y no sólo garantizan llevar una correcta contabilidad de la compañía, sino que garantizan el cumplimiento de las obligaciones a nivel fiscal y tributario de la empresa.
Tal y como se establece en el artículo 25 Código de Comercio, las empresas o sociedades son responsables de llevar una correcta contabilidad e inventario en función de la actividad que desarrollen.
Los libros corporativos registran toda clase de actividades de la empresa como el registro de socios, los aumentos o disminuciones del capital social de la sociedad, los acuerdos o resoluciones de las asambleas, las decisiones del consejo de administración, entre otras posibilidades.
Libros contables de la sociedad
Los libros contables han de ser llevados básicamente por el empresario o bien por una persona que se encuentre autorizada a ello. Y es que llevar una contabilidad e inventario adecuado de la compañía es una obligación inherente a cualquier empresario. Dentro de los libros contables podemos encontrar:
- Libro de inventarios y cuentas anuales: En estos se refleja el inventario de cierre del ejercicio, así como las cuentas anuales. Incluye balance de la situación, pérdidas y ganancias, cambios en el patrimonio, flujos de efectivo y memoria.
- Libro diario: Registra con una menor periodicidad que el libro de inventarios aquellas operaciones relativas a la actividad de la empresa. A diferencia del anterior, no es un libro obligatorio.
Libros sociales de la compañía
Son libros privados en los cuales se registran los acuerdos que hayan sido adoptados, así como todos los detalles de las circunstancias en las que dichos acuerdos se hayan tomado. Dentro de los libros sociales encontramos:
- Libro de actas: Es de gran utilidad para revisar como es formada la voluntad para crear dicha sociedad. Tanto los socios como sus representantes podrán hacerse con las certificaciones de dichos acuerdos y actas. Los administradores tienen la obligación de presentar en el Registro Mercantil cualquier clase de acuerdo que resulte inscribible.
- Libro registro de socios: Está especialmente indicado para poder controlar a los socios de la empresa, es decir, a propietarios de acciones y participaciones de la sociedad.
Libros fiscales de la empresa
Son utilizados para controlar la fiscalidad de la empresa en aquellos casos en los que hablemos de empresas que se encuentran sometidas al I.V.A (Impuesto sobre el Valor Añadido). En el caso del libro de operaciones intracomunitarias, como bien indica su propio nombre, solo será obligatorio para aquellas empresas que operen intracomunitariamente. Dentro de los libros fiscales de la empresa nos encontramos con los siguientes libros:
- Libro de facturas emitidas y recibidas
- Libro de operaciones intracomunitarias
- Libro de bienes de inversión
¿Qué son las certificaciones de acuerdos?
Las certificaciones de acuerdos son aquellas que tienen el objetivo de acreditar ante terceros el contenido que se refleja en el Libro de actas de la sociedad, así como los acuerdos de los órganos colegiados que se han recogido en el mismo.
La expedición de dichas certificaciones corresponde básicamente al consejo de administración de la empresa. Para expedir este tipo de certificaciones será indispensable que quien las expide posea un cargo vigente y que se haya inscrito en el Registro Mercantil.
